Règlements généraux

SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1 : Préambule

Aux fins d’interprétation du présent document, l’utilisation du genre masculin est sans rapport avec le sexe et ne traduit absolument pas de discrimination envers l’un ou l’autre sexe.

La langue d’usage du Club de Soccer des Caravelles de Sainte-Foy – Sillery (CSCS) est le français.

Article 2 : Dénomination

Le Club de Soccer des Caravelles de Sainte-Foy – Sillery (CSCS) est un organisme à but non lucratif. Il est désigné par le sigle CSCS.

Article 3 : Bureau principal

Le siège social du Club de Soccer des Caravelles de Sainte-Foy – Sillery est établi dans les limites de l’arrondissement Sainte-Foy – Sillery – Cap-Rouge, et en un lieu que le Conseil d’administration détermine.

 

SECTION 2 : MISSION ET RESPONSABILITÉS

Article 4 : Mission

La mission du Club de Soccer des Caravelles de Sainte-Foy – Sillery est de :

–       promouvoir le soccer dans les limites de l’arrondissement Sainte-Foy – Sillery – Cap-Rouge,

–       promouvoir, par une action concertée et coordonnée, les intérêts des joueurs de soccer,

–       superviser et sanctionner toutes les activités de soccer dans les limites de l’arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge sur le territoire couvert par le Club de Soccer des Caravelles de Sainte-Foy – Sillery,

–       offrir aux joueurs de soccer de l’arrondissement la possibilité de jouer à un niveau qui leur convient,

–       développer l’esprit sportif chez les joueurs.

Article 5 : Responsabilités

Le Club de Soccer des Caravelles de Sainte-Foy – Sillery a pour responsabilités :

–       d’administrer le budget de ses activités de soccer,

–       d’organiser des équipes de soccer de tous les niveaux,

–       d’organiser le recrutement des joueurs et entraîneurs de soccer,

–       de représenter ses membres auprès de la Ville de Québec, de l’arrondissement et de toute organisation de soccer au niveau régional et provincial,

–       d’assurer la distribution de toute information concernant le soccer,

–       de promouvoir la formation d’entraîneurs et d’arbitres qualifiés,

–       d’établir et adopter une philosophie générale du soccer dans l’arrondissement,

–       d’organiser des évènements reliés au soccer.

 

SECTION 3 : AFFILIATION

Article 6 : Affiliation

Le Club de Soccer des Caravelles de Sainte-Foy – Sillery peut s’associer à toute organisation de soccer qu’il jugera utile.

L’affiliation ou la désaffiliation est décidée par l’assemblée générale au 2/3 des membres présents. La proposition d’affiliation ou la désaffiliation doit être transmise avec l’ordre du jour pour être considérée par l’assemblée.

 

SECTION 4 : DES MEMBRES

Article 7 : Membres

Sont aux fins des présentes, membres du Club de Soccer des Caravelles de Sainte-Foy – Sillery:

  1. a)    tous ses joueurs âgés de 18 ans ou plus affiliés au Club durant les saisons été – automne précédant l’AGA ou tout parent de ses joueurs de soccer de moins de 18 ans affiliés au Club durant les saisons été – automne précédant l’AGA inscrits à une activité de soccer gérée par le Club.
  2. b)    toute personne reconnue par le CA du Club comme participant à la vie du Club Caravelles âgée de 18 ans ou plus.
  3. c)     Le personnel du Club est membre d’office.

Ces membres ont droit de vote lors des assemblées générale et spéciale.

 

SECTION 5 : LES INSTANCES DÉCISIONNELLES

Article 8 : Définition

Les instances décisionnelles du Club sont :

  1. a)    Les assemblées (générale ou spéciales)
  2. b)    Le Conseil d’administration (désigné dans le présent règlement comme le Conseil)

 

Article 9 : Assemblée générale

Une assemblée générale des membres du Club a lieu au moins une fois l’an, entre le 1er février et le 30 avril.

Le Conseil détermine l’endroit, l’heure, la date et l’ordre du jour d’une telle assemblée.

L’assemblée se tient sous la présidence du Président du Conseil, ou de son représentant dûment mandaté.

Article 10 : Assemblées spéciales

Toute assemblée spéciale des membres du Club est tenue, lorsque les circonstances l’exigent, au bureau principal du Club, ou à tout autre endroit que le Conseil détermine. Le Président ou le Conseil peut convoquer une telle assemblée.

Le secrétaire doit convoquer (avis de convocation) une assemblée spéciale des membres sur réquisition écrite à cette fin, signée par au moins cinquante (50) membres du Club dans les huit (8) jours qui en suivent la réception. Cette assemblée doit être tenue dans les 30 jours qui suivent. Telle réquisition devra en spécifier les motifs.

 

 

Article 11 : Avis de convocation

Toute assemblée générale des membres est convoquée au moyen d’un avis écrit publié dans au moins un des médias locaux ou électroniques, circulant de façon générale dans les limites de l’arrondissement.

L’avis fait mention de la date, de l’heure, du lieu et des sujets à l’ordre du jour.

Tout avis de convocation d’assemblée spéciale doit mentionner de façon précise les affaires qui y seront transigées.

Le délai de convocation de toute assemblée générale ou spéciale est de dix-sept (17) jours calendriers.

 

Article 12 : Quorum

Le quorum pour la tenue de toute assemblée générale ou spéciale est constitué de 15 membres présents dont le Président du Conseil ou de son représentant dûment mandaté.

Si le quorum d’une assemblée n’est pas atteint, le Président doit la convoquer à nouveau dans le dix-sept (17) jours et le quorum sera alors constitué des seules personnes présentes.

 

Article 13 : Vote

Lors de toute assemblée générale ou spéciale des membres seuls les membres du Club ont droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration sont invalides.

Le vote se tient par voie de scrutin ouvert ou, si requis, par un membre du Club, par scrutin secret.

Les questions soumises aux voix sont décidées à la majorité simple; en cas d’égalité, le Président a droit à un second vote, ou vote prépondérant.

Article 14 : Pouvoirs de l’Assemblée générale

L’Assemblée générale est l’instance suprême du CSCS. L’assemblée générale des membres, sans se limiter :

  1. a) Reçoit, étudie et approuve le rapport annuel des activités du Club, tel que présenté par son Président;
  2. b) Reçoit, étudie et approuve les rapports du trésorier et du vérificateur du Club;
  3. c) Vote les modifications aux règlements du Club;
  4. d) Décide des grandes orientations du Club;
  5. e) Se prononce sur toute question d’intérêt général concernant les affaires du Club.
  6. f) Décide de l’affiliation du Club selon l’article 6.

 

 

SECTION 6 : CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Article 15 : Composition et éligibilité

Le Conseil d’administration, désigné dans le présent règlement comme le Conseil, est composé de cinq à sept administrateurs, élus lors de l’AGA.

 

  1. a)    Le directeur général peut assister aux rencontres du CA, mais sans droit de vote.
  2. b)    L’animateur du Service des Loisirs de l’arrondissement peut assister aux rencontres du CA mais sans droit de vote.
  3. c)     Seuls les membres du Club sont éligibles aux postes d’administrateurs et peuvent remplir de telles fonctions.
  4. d)    Le Conseil peut inviter toutes les personnes qu’il juge utiles à participer à ses réunions mais sans leur donner droit de vote.

 

Article 16 : Terme d’office

Tout membre du Conseil entre en fonction à la clôture de l’assemblée générale au cours de laquelle il a été élu.

Le terme d’office d’un membre du conseil d’administration est de deux (2) ans et il peut être renouvelé.

 

Article 17 : Postes électifs

Les postes des cinq à sept administrateurs sont électifs lorsque le mandat d’un membre du Conseil atteint son terme de deux (2) ans.

 

Article 18 : Procédure d’élection

Le président d’assemblée procède d’abord à la période de mise en nomination pour le poste de président d’élection. Chaque candidat doit être proposé par un membre du Club, et être appuyé par un autre membre. Le président demande ensuite à chaque candidat, en commençant par le dernier proposé, s’il accepte le poste de président d’élection. Si un seul candidat accepte, il est déclaré élu par acclamation. Si plusieurs candidats acceptent, les membres passent au vote ouvert. Le président d’élection est élu à la majorité simple. Si aucun candidat n’obtient la majorité, le candidat ayant obtenu le moins de vote est éliminé et un nouveau vote a lieu. La procédure est répétée aussi longtemps que nécessaire. En cas d’égalité des voix, un nouveau tour a lieu, et ce, jusqu’à ce que l’égalité soit brisée en faveur d’un candidat. Le président d’élection n’a pas droit de vote. Le président d’assemblée procède de la même façon pour l’élection d’un secrétaire d’élection.

Pour l’élection d’administrateurs du CA, chaque candidat doit être proposé et être appuyé par un membre du Club. Lorsque la période de mise en nomination est close, le président d’élection demande à chaque candidat, en commençant par le dernier proposé, s’il accepte d’être mis en nomination. Si le nombre de candidats qui acceptent correspond au nombre de postes d’administrateurs en élection, le président d’élection les déclare élus par acclamation.

Si il y a plus (+) de candidats qui acceptent qu’il y a de postes d’administrateurs en élection, le président d’élection procède alors au vote secret, nonobstant l’article 13 des présentes. Les candidats sont élus à la majorité simple des votes valides exprimés. Si une égalité des voix fait en sorte qu’un candidat au poste d’administrateur ne peut être élu, le président d’élection appelle un nouveau tour de scrutin uniquement pour les candidats qui n’ont pas été élus par cette égalité. Les membres habilités à voter doivent le faire aussi souvent que requis pour briser l’égalité des résultats. À chaque tour de scrutin, le président d’élection doit proclamer à l’assemblée le nombre de voix recueillies par chaque candidat. Le secrétaire d’élection rédige un procès-verbal de l’élection qui fait partie du procès-verbal de l’assemblée générale.

Si, une fois les postes d’administrateurs en élection comblés lors de l’AGA, il y a un poste vacant d’administrateur dont le terme restant est d’un (1) an, le candidat non élu qui aura eu le plus (+) de votes sera élu pour 1 an. En cas d’égalité, voir la procédure au paragraphe précédent.

 

Article 19 : Vacance

Il y a vacance au Conseil lorsqu’un membre décède, ou transmet par écrit son avis de démission au Secrétaire du Conseil, ou lorsque la durée de la fonction qu’il occupe arrive à terme, sans remplacement, selon l’article 16 des présentes. Le Conseil nomme tout membre de son choix jusqu’à la tenue de la prochaine AGA.

 

Article 20 : Rémunération

Les membres élus du Conseil ne sont pas rémunérés dans le cadre de l’exercice normal de leurs fonctions.

 

Article 21 : Fréquence des assemblées du Conseil

Le Conseil se réunit au moins quatre (4) fois par année, et aussi souvent que nécessaire pour assurer la bonne marche des affaires du Club.

 

Article 22 : Convocation du Conseil

Les réunions du Conseil sont convoquées par le Secrétaire, soit à la demande du Président du Conseil, soit à la demande écrite de la majorité simple des membres du Conseil en fonction. Les réunions se tiennent à tout endroit désigné sur l’avis de convocation.

 

 

 

Article 23 : Avis de convocation

L’avis de convocation du Conseil doit être transmis à ses membres dans les soixante-douze (72) heures précédant la réunion; tel avis doit mentionner la date, l’heure, le lieu et les sujets retenus.

En cas d’urgence, l’avis de convocation peut être verbal, transmis par le Secrétaire dans les deux (2) heures précédant la réunion, et être valide, si le quorum est atteint et si tous les membres présents renoncent à un avis de convocation écrit. Si tous les membres du Conseil sont présents, et y consentent par écrit, une réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.

 

Article 24 : Quorum et vote

Pour tenir une réunion valide du Conseil, le quorum est fixé à la majorité simple de ses membres en fonction. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix, chaque membre du Conseil n’ayant droit qu’à un seul vote.

Nonobstant les dispositions du présent règlement, un membre ne peut voter en Conseil sur une question où il croit avoir un intérêt; en tel cas, il doit signifier au Secrétaire son abstention au moment du vote; à défaut, le membre peut être destitué de sa charge au Conseil par ce dernier.

 

Article 25 : Pouvoir du Conseil

Le Conseil administre les affaires du Club; en son nom, et sans les limiter, il exerce les pouvoirs suivants:

  1. a) il administre les affaires courantes du Club, dans le sens de sa mission;
  2. b) il peut déléguer tout mandat au directeur général;
  3. c) il exécute tout mandat qui lui est confié par l’Assemblée générale, et rend compte à cette dernière de ses actions;
  4. d) sous réserve de l’article 37, il peut reconnaître toute organisation qui lui en fait la demande;
  5. e) il peut conclure toute entente de service;
  6. f) il décide de toute demande d’aide financière qui lui est soumise par une organisation qu’il reconnaît;
  7. g) il entérine les recommandations d’engagement de personnel qui lui sont soumises par une organisation qu’il reconnaît;
  8. h) il peut, sur motifs raisonnables, mettre fin à la reconnaissance de toute organisation jusque là reconnue par lui;
  9. i) il détermine les niveaux d’approbation à être respectés par le directeur général;
  10. j) il est responsable de l’embauche du personnel.

 

 

SECTION 7 : Administrateurs du Club

 

Lors de la première réunion du Conseil d’Administration suivant l’AGA, les administrateurs auront à élire un Président, un Vice-Président, un Trésorier, un Secrétaire et un Responsable Technique.   

Article 26 : Président

Le Président est l’administrateur en chef du Club. Sans les limiter, il exerce les pouvoirs suivants :

  1. a) Il préside les assemblées générales et spéciales du Club;
  2. b) Il préside les réunions du Conseil d’Administration;
  3. c) Il est habilité à signer tous les documents du Club;
  4. d) Il représente le Club et agit comme son porte-parole officiel;
  5. e) Il s’acquitte des devoirs rattachés à sa charge et de toute fonction de représentation ou d’exécution qui lui est confiée par l’une ou l’autre des instances du Club.

 

Article 27 : Vice-président

Le Vice-président assiste le Président dans ses fonctions. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du Président, le Vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et fonctions. Il exerce également toute fonction d’exécution ou de représentation qui lui est confiée par l’Assemblée générale, le Conseil d’administration ou le président.

 

Article 28 : Secrétaire

Le Secrétaire:

  1. a) Convoque, assiste et rédige le procès-verbal de l’assemblée générale;
  2. b) Convoque, assiste et rédige le procès-verbal des réunions du Conseil;
  3. c) Exerce toute fonction d’exécution ou de représentation qui lui est confiée par l’un ou l’autre des instances du Club;
  4. d) A la garde du livre des minutes des réunions des diverses instances du Club, de la correspondance officielle, et des divers registres corporatifs;
  5. e) voit à la préparation du rapport annuel du Club et le dépose à l’assemblée générale annuelle.

 

Article 29 : Trésorier

Le Trésorier:

  1. a) A la charge et la garde des fonds du Club et de ses livres comptables;
  2. b) Tient un relevé précis des dettes, recettes et déboursés du Club dans les registres appropriés;
  3. c) Dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil, les deniers du Club;
  4. d) Soumet au Conseil toute question relative à la gestion financière du Club;
  5. e) Exerce toute fonction d’exécution qui lui est confiée par l’un ou l’autre des instances du Club;
  6. f) Rend compte à l’Assemblée générale des états financiers du Club;
  7. g) Entretien des liens fonctionnels avec le vérificateur mandaté par l’Assemblée générale.

 

 

 

Article 30 : Responsable technique

Ce membre a la charge de superviser toutes les activités techniques du Club. À ce titre, il fait le lien avec le directeur technique. Il supervise l’embauche du directeur technique.

 

SECTION 8 : DES ORGANISATIONS AFFILIÉES

Article 31 : Rôle des organisations affiliées

Le Club reconnaît que l’encadrement et la gestion d’équipes de soccer est une activité importante où de nombreuses ressources bénévoles ou autres sont impliquées. Le Club reconnaît que ce rôle peut être confié à des organisations affiliées qu’il est appelé à reconnaître.

Article 32: Reconnaissance

Le Club peut reconnaître comme organisation affiliée toute organisation :

  1. a) Qui gère au moins quatre (4) équipes de soccer sur un territoire particulier ou sur l’ensemble du territoire du Club,
  2. b) Qui en fait la demande,
  3. c) Qui est dirigée par au moins trois personnes et qui possède des règles de fonctionnement,
  4. d) Qui adhère à la mission du Club,
  5. e) Qui accepte les règles de fonctionnement du Club.

Le Conseil d’administration peut définir toutes autres règles de reconnaissance des organisations affiliées et les faire approuver par l’Assemblée générale.

Là où le nombre le justifie et la situation le requiert, le Conseil d’administration est habilité à former un Comité local et à nommer des personnes responsables de l’encadrement des équipes locales comme le ferait une organisation affiliée.

 

Article 33 : Délégation de responsabilités

Le Conseil d’administration peut déléguer une partie ou la totalité de la gestion des équipes de soccer confiées à une organisation reconnue selon les modalités qu’il définit.

 

Article 34 : Rapport

Chaque organisation reconnue doit faire rapport de ses activités une fois l’an selon les modalités prévues par le Conseil d’administration.

 

SECTION 9 : COMITÉS  DE GESTION

Article 35 : Création des comités de gestion

Le Conseil peut instituer tout comité de gestion qu’il juge utile d’établir, définir les règles nécessaires à son bon fonctionnement, et en déterminer la composition.

Pour chaque comité, le Conseil :

  1. a) Établit les règles nécessaires à son bon fonctionnement,
  2. b) En détermine la composition,
  3. c) Établit le mode de nomination des membres,

Le Président ou son représentant fait partie d’office de tout comité de gestion.

 

Article 36 : Rémunération

Aucun membre d’organisation reconnue n’est rémunéré dans l’exercice normal de ses fonctions de membre d’organisation reconnue.

 

SECTION 10 : ORGANISATION ASSOCIÉE

Article 37 : Organisation associée

Le Club peut s’associer à toute organisation qui lui permet de mieux réaliser ses objectifs et son mandat et de défendre les intérêts du Club, de ses membres et des joueurs de soccer.

Le Conseil d’administration décide de toute association et des conditions de cette association.

 

SECTION 11 : DES DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Article 38 : Année financière

L’année financière du Club débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

Article 39 : Livres et comptabilité

Le Conseil fait tenir par le Trésorier, ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés du Club, ses dettes, ses obligations, ainsi que toute autre transaction financière du Club. Ce (s) livre (s) est (sont) tenu (s) au bureau principal du Club et  est (sont) en tout temps ouvert (s) à l’examen du Président ou du Conseil.

Nonobstant ce qui précède, il est loisible au Trésorier de tenir ses registres comptables sur support informatique.

Article 40 : États financiers

Les livres et les états financiers du Club sont examinés ou vérifiés chaque année, aussitôt que possible suivant la fin d’un exercice financier, selon les règles définies par l’Assemblée générale. Cet examen est effectué par le vérificateur nommé à cette fin par l’assemblée générale annuelle des membres.

 

Article 41 : Effets bancaires

Les chèques, billets et effets bancaires doivent être signés par le Président ou le trésorier.

 

Article 42 : Contrats

Les contrats de service liant le Club doivent porter la signature respectivement du Président ou de toute autre personne dûment désignée par le Conseil à cette fin. Pour être valide, un contrat doit être entériné par une résolution du Conseil d’administration.

 

 

 

SECTION 12 : DISPOSITIONS SPÉCIALES

Article 43 : Modification des statuts

Toute modification aux statuts doit être annoncée dans l’avis de convocation de l’assemblée générale ou spéciale où elle devra être acceptée. L’avis doit aussi présenter le texte de la modification.

 

Article 44 : Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur dès son adoption par l’assemblée générale.

 

Article 45 : Dissolution

Advenant la dissolution du Club, celui-ci disposera de ses avoirs conformément aux conditions imposées par la Ville de Québec ou de l’arrondissement Sainte-Foy – Sillery – Cap-Rouge aux différents organismes reconnus à des fins de loisirs.

Adoptés à l’Assemblée générale annuelle du 13 novembre 2008, modifiés à l’Assemblée générale annuelle du 4 octobre 2010, à l’Assemblée générale annuelle du 12 avril 2012 et à l’Assemblée générale annuelle du 23 mars 2016.

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